メールトラブルについて

メールが送信先に届かない場合

メールを送っても相手に届かないという報告をときどきいただきます。

メールは送信しても、必ず相手に届くとは限りません。

特に最近では、メールからのウイルス感染なども増加しており、そのためメール受信のセキュリティが厳しく設定され、上手く受信されないケースが増えております。

送れない原因を考えることも必要ですが、送れないことがある旨を予め相手に伝えておくことや反応がない場合の対策も同時に行うことが大事になります。

 

対策方法

メールを送信しても相手の反応がない場合には、以下の方法で届いているかを確認することもよいかと思います。

・メールを再送する

・別のアドレスから再送する

・電話やFAXなどで確認する

その際、前回送ったメールが「迷惑メールフォルダ」に分類されていないかを確認してもらうとよいかと思います。

 

メールが受信できない場合

相手にメールを送ったと言われてもメールが受信できない場合もあります。

その場合、原因が自分側にないかを確認してください。

日頃から、ご自身も迷惑メールフォルダも定期的にチェックするなど、
相手からのメールをなるべく見逃さないようにすることが大切です。

 

対策方法

ホームページにメールアドレスを記載される場合には、予め注意書きを記載していただくのも、メールのトラブルを減らす1つの方法になります。

記入例：

「3日以内にこちらからメールの返信がない場合は、メールが正しく届いていない可能性がございます。お手数おかけいたしますが、その際はお電話でお問い合わせください。」

「現在、”@×××.ne.jp”、”@△△△.ne.jp” からのメールが受信できないことが多くなっております。そのほかのメールアドレスをお持ちでしたら、そちらのアドレスからお問い合わせをお願いします。」

など。

また、ホームページに記載していただくご自分のアドレスも携帯メールアドレスやスマートフォンのアドレスではなくパソコンのアドレスを記載されるのがよいでしょう。

 

メールが送信先に届かない原因と対策

 自分側のサーバー設定が間違っている

現象：

・メールを送信すると、メールソフトで「サーバーに接続できません」のようなメッセージが表示される

・誰に送っても送れない

状態：メールは送信ができていない

 

お使いのメールソフトのサーバー設定が間違っている場合、メールの送信はできません。

再度、サーバー設定を見直してください。

※メールサーバーの不具合でつながらないほか、メールサーバーのアップデートによって設定項目が変更されている場合もあります。

※弊社で取得した独自ドメインのメールを設定されている方は、弊社からお伝えしている情報に従ってメール設定を行ってください。

 

相手のセキュリティ設定のため届かない

現象：

・メールを送ってもメールソフトにエラーメッセージなどは表示されない

・メールが送れる相手と送れない相手がいる

・メール送信後にエラーメールが返ってこない場合もある

状態：メールは送信された状態となっているが、実際には相手に届いていない

 

相手のサーバーで設定されているセキュリティ設定が厳しいと、メールが届かない可能性があります。

特に、相手のメールアドレスが携帯電話やスマートフォンのアドレスの場合、迷惑メール対策でセキュリティ設定を高く設定している可能性がございます。

※パソコンから携帯電話やスマートフォンにメールを送るのは、かなり難しくなってきています。

その場合、携帯電話やスマートフォンのメールフィルタの設定で「受信リスト」にメールを送るアドレスを登録してもらいますとメールを受け取ってもらえる可能性が高くなります。

メールを送る前に、「受信リスト」に登録してもらうようにお願いしておくとよいでしょう。

また、お問い合わせフォームなどは、自動で確認のメールが届くシステムになっておりますが、自動で送られるメールは特に迷惑メールに判別される可能性が高くなるため、携帯電話やスマートフォンのアドレスを入力しないように記載することもメールのトラブルを防ぐ対策となります。

 

相手の迷惑メールフォルダに分類されてしまっている

現象：

・メールを送ってもエラーメッセージなどは表示されない

・メールが送れる相手と送れない相手がいる

・同じ相手でも送れるときと送れないときがある

状態：メールは正しく送信されていて、相手にも届いているが、相手に確認されていない

 

実際には相手にメールが届いている場合も、相手のメールソフトの迷惑メールフォルダに自動で入ってしまう場合、相手から「メールが届いていない」と言われてしまうこともございます。

まずは、メールが届かないというご連絡をいただいたときに迷惑メールフォルダに入っていないかの確認を促してください。

また、ホームページにメールアドレスを記載する場合は、返信メールが迷惑メールフォルダに分類されてしまう可能性があることを予め記載しておくとよいでしょう。

 

そのほかの理由

 現象：

・英文のエラーメッセージが返ってくる

状態：メールは送信できているが相手に届いていない、など。

 

メールを送信すると、自分のアドレスに英文のエラーメッセージが返ってくる場合があります。

原因はメールアドレスが間違っている、受信側のメールサーバが受け取れない状態にある、添付ファイルが大きすぎる、などさまざまな理由があります。

この場合、英文のエラーメッセージを調査すると原因がわかる場合がございます。

※弊社で取得した独自ドメインのメールをお使いの方は、英文のエラーメールの内容をご連絡いただけましたら、弊社で確認をすることが可能です。